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Cos’è il CRM e perché non puoi farne a meno

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Hai presente la vecchia agenda con i numeri di telefono della nonna? Quel libriccino consumato dove venivano segnati tutti i nomi, i numeri e gli indirizzi importanti: il vicino di casa, la prozia, il medico, il meccanico… Ecco, per iniziare a spiegare cos’è un CRM, questo è un esempio ottimo. Sostituite alle persone della quotidianità della nonna i vostri clienti ed è fatta.

Non vi è proprio chiaro? Tranquilli, siamo qui per spiegarvi tutto, ma proprio tutto su cosa sia un CRM e perché è uno strumento di cui la tua azienda non potrà fare a meno.

Una prima definizione di CRM

Innanzitutto, avrete intuito che CRM è un acronimo: sta per Customer Relationship Management , la cui traduzione letterale è “gestione della relazione con il cliente”. Ed è proprio questo che fa un CRM, che altro non è che un software gestionale che aiuta a organizzare le informazioni di contatto, gestire relazioni, memorizzare interazioni e tracciare l’intera esperienza online e offline con clienti attuali, potenziali e altri contatti.

Semplificando, dunque, un CRM consente all’azienda che ne fa uso di tenere monitorate le vendite e i rapporti commerciali legate ad esse.

In poche parole, avere un CRM oggi risulta fondamentale per tutte quelle aziende, start up, organizzazioni di vario genere che intendono attuare delle azioni di marketing strategico per far funzionare al meglio la macchina aziendale e far crescere il proprio business.

Tutto ciò è possibile perché questi potenti e indispensabili strumenti riescono a collezionare, in modo sistematico, dati di clienti provenienti da più fonti: newsletter, eventi, telemarketing, vendite fisiche, e-commerce, campagne pay-per-click, ADS sui social network e così via. Le informazioni verranno salvate e potranno essere riutilizzate per rimanere in contatto con clienti, lead e prospect in modo più semplice  e soprattutto mirato.

A cosa serve un CRM?

Ricordi cosa abbiamo detto dell’agenda telefonica della nonna? Su quella potevi segnarti numeri, indirizzi e note a piacimento sulla persona in questione. Ecco, il CRM può fare questo e molto altro ancora, poiché è uno strumento informatico e, per sua stessa natura, è interattivo.

In un CRM dunque le informazioni non verranno solo collezionate, ma potranno essere organizzate con criteri decisi dal gestore; potranno inoltre essere generate azioni automatiche di invio e-mail e potranno essere prodotte delle statistiche riguardanti le vendite effettuate per migliorare le proprie strategie di comunicazione.

Nel concreto, un CRM serve quindi per:

  • Ottenere un’immagine più ampia dei tuoi contatti e sapere esattamente quali argomenti trattare e su cosa fare leva la prossima volta che incontrerai o invierai email a qualcuno di quelli presenti nel software.
  • Conoscere approfonditamente i gusti e le abitudini dei tuoi prospect/clienti che ti permetteranno di produrre comunicazioni mirate verso di loro
  • Individuare e raggruppare tutti i contatti che lavorano per la stessa società e tutte le interazioni (come i messaggi) che sono stati attivati circa il vostro lavoro con essa.
  • Scoprire le relazioni esistenti tra i tuoi contatti e “approfittarne”, chiedendo ad esempio delle referenze o a uno dei clienti interessati di farti da sponsor con gli altri
  • Studiare i tuoi clienti attuali e le loro preferenze per andare a caccia di nuovi clienti nei posti giusti e con le giuste strategie, in modo che aumenti la percentuale di lead caldi in entrata.

Un’importante premessa

Ovviamente, bisogna fare una premessa importante. Perché il CRM riesca a svolgere le sue funzioni al meglio e porti un effettivo beneficio, è prima di tutto necessario che l’azienda conosca bene i proprio clienti. Come abbiamo detto, infatti, l’aiuto di un software può nettamente migliorare le relazioni con i tuoi contatti, ma è pur sempre uno strumento informatico: immagazzina ed elabora i dati che tu inserisci.

Dovrai dunque assicurarti che tutto l’organico dell’impresa, dall’operaio con la mansione più semplice al commerciale più esperto, abbia bene in mente a chi vi rivolgete e soprattutto a quali bisogni dovete rispondere.

Solo quando l’intera macchina aziendale si muove in modo armonico e caparbio verso gli obiettivi, il CRM darà i suoi frutti, favorendo e amplificando il trend positivo.

Memorizzando le informazioni di contatto dei clienti e dei prospect, il CRM consente di individuare le opportunità di vendita, registrare le problematiche del servizio e gestire campagne di marketing e vendita da una posizione centrale e privilegiata.

In questo modo, la tua intera rete commerciale avrà accesso alle informazioni relative a tutti i tuoi clienti: i consulenti possono vedere come sono stati contattati, cosa hanno acquistato e quando l’hanno fatto l’ultima volta e molto altro ancora. Questo faciliterà l’esecuzione delle strategie di marketing e porterà velocemente all’aumento delle vendite.

Utilizzando nel modo giusto un CRM e sviluppando una strategia intorno ad esso, un’azienda può far crescere il business:

  • Fornendo servizi e prodotti che sono esattamente ciò che i clienti desiderano
  • Garantendo una migliore Customer Care
  • Vendendo i prodotti sui giusti canali, con messaggi ad hoc
  • Aiutando i venditori a chiudere le offerte più velocemente
  • Mantenendo buone relazioni con i clienti esistenti e aiutando a scoprirne di nuovi.

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Cosa puoi fare con un CRM

Un software gestionale ti aiuta a identificare e mantenere nel tempo i tuoi clienti ideali, ma anche i collaboratori e i fornitori. Pensaci: non succederà più che tu perda il bigliettino da visita di un potenziale partner né che tu dimentichi di aggiornare i fornitori  sulle necessità di approvvigionamento. Avrai sempre tutto sotto controllo.

Con un CRM potrai controllare facilmente le trattative e incrementare la percentuale delle vincite, potendo seguire più da vicino i tuoi clienti e rafforzare la tua relazione con loro. In questo modo, sarà più facile capirne le necessità, conoscerne le abitudini e lo stile di vita e di conseguenza, farli uscire dal tuo negozio/azienda soddisfatti.

Ricordiamo che un CRM cataloga non solo nomi, ma anche siti web, indirizzi e-mail, account social: con un solo click sulla piattaforma, potrete avere un panorama completo delle informazioni come mai prima d’ora.

Il CRM, essendo un sistema informatico collegato ad internet, sarà inoltre in grado di automatizzare l’immagazzinamento di informazioni, ovvero di recepire altri dati riguardo ai vostri clienti, in base a quelli già inseriti da voi. Carpirà dunque le sue preferenze personali, in base alle sue azioni sui social, e persino le sue abitudini di acquisto attingendo ai cookies.

Ovviamente, potrai anche aggiungere manualmente altre informazioni, note e dati. Organizzando sistematicamente tutte queste informazioni, il sistema CRM fornirà un quadro completo di individui e di aziende, in modo da poter comprendere meglio il tuo rapporto con loro nel tempo.

Ulteriori funzioni di un CRM di ultima generazione

I CRM più all’avanguardia oggi sono in grado di svolgere funzioni ulteriori rispetto al semplice gestionale clienti. Al loro interno, oggi è facile trovare la funzione di gestione dei documenti e relativa firma elettronica, funzioni di contabilità e fatturazione elettronica e ancora, un calendario da cui fissare e gestire direttamente i vari appuntamenti collegato con il tuo smartphone.

Gli applicativi più avanzati supportano inoltre non solo funzioni di gestione clienti e customer care, ma anche di gestione aziendale vera e propria. Non solo organizzazione e miglioramento della comunicazione verso l’esterno, dunque, ma anche ottimizzazione di quella interna.

Con molti gestionali oggi è possibile controllare la ripartizione dei compiti, la suddivisione dei reparti e l’avanzamento di tutti i lavori in modo accentrato. In questo modo, il responsabile è in grado di favorire la collaborazione tra vari elementi dell’organico aziendale, assegnare compiti da remoto e persino monitorare in diretta l’andamento del lavoro.

In alcuni casi, qualora il tipo di azienda lo necessiti, i software gestionali CRM supportano anche funzioni di gestione vendite, produzione e magazzino. Ciò significa che da un unico sistema sarà possibile monitorare le forniture e la produzione, avendo la possibilità di aggiornare in tempo reale gli ordini e non lasciare mai il magazzino vuoto, eliminando i tempi morti. Verranno registrate le vendite e, in automatico, verrà inviato il comando al reparto dedicato di produrre nuovamente quei prodotti.

Questi sono solo degli esempi di azioni possibili con i CRM di ultima generazione. Ciò che accomuna tutte questa mansioni è la loro visione orientata al cliente: gestione delle relazioni, efficientamento della produzione, snellimento del lavoro dell’organico aziendale hanno come obiettivo quello di fornire un miglior servizio al cliente e, come conseguenza, far crescere il proprio business.

L’integrazione più importante che oggi un CRM è in grado di fornire è però quella che riguarda le strategie di marketing.

Il CRM aiuta ad implementare le strategie di marketing

I CRM più all’avanguardia, oggi, sono in grado di mettere in atto quello che in termini tecnici si definisce marketing automation.

Il marketing automation è l’insieme dei processi che possono essere automatizzati con l’utilizzo di un software, consentendo alle aziende di misurare le attività di marketing in maniera sistematica. Permette di inviare email a un target di riferimento e creare campagne multicanale grazie a una segmentazione intelligente, migliorando la qualità del contatto col cliente e spronando il suo coinvolgimento.

I processi di marketing sviluppati e gestiti con il CRM permettono di registrare tassi di risposta e di conversione più elevati del normale, in quanto facilitano la comprensione delle esigenze dei clienti, acquisiti e potenziali, in qualsiasi momento del loro ciclo di vita.

Sempre più fondamentali sono gli ambiti di customer understanding e del customer targeting favoriti dal CRM. Questo permette una migliore segmentazione del proprio pubblico. Il team di Marketing può così strutturare metodologie, processi, architetture e tecnologie che trasformano i dati grezzi sui clienti in “conoscenza” da poter utilizzare per più efficaci tattiche commerciali o migliori decisioni operative.

Nell’ambito del customer targeting, il CRM rappresenta la soluzione ideale per la gestione delle campagne promozionali, poiché è possibile indirizzare la giusta comunicazione al corretto target. Esso permette inoltre di monitorare le performance e l’efficacia dei processi di acquisizione dei clienti.

La registrazione di tutti i risultati ottenuti consente ai software gestionali più avanzati di creare statistiche in tempo reale sia sulle vendite che sulle risposte alle azioni di comunicazioni mirate. Questo permette di adattare la strategie di marketing man mano, aggiustando il tiro qualora non si stia andando nella direzione migliore per far crescere il proprio business.

In sintesi, dunque, il CRM permette di trasformare il marketing favorendo uno spostamento dall’orientamento al prodotto verso l’orientamento al cliente. Con un CRM passerai dal vendere merci/servizi al soddisfare le persone.

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Come ti aiuta un CRM in concreto?

Il CRM è un software e se ben progettato, si dovrebbe adattare agli hardware che già possiedi. Ciò significa che acquisendo un gestionale informatico tu potrai accedere dal tuo pc, dal tablet e persino dal tuo smartphone a un’immensa banca dati interattiva e pro-attiva.

Di questo strumento non godrai solo tu, ma tutto il personale della tua azienda. Per questo motivo, è opportuno che il CRM da te scelto sia intuitivo e facile da usare e, più di tutto, che sia versatile e supportato da tanti dispositivi diversi. In sintesi, dovrai accertarti che il CRM sia uno strumento di produttività e non un peso per le persone che lo utilizzano.

Dal momento dell’adozione del CRM nella tua azienda avverrà una piccola rivoluzione, che, ci azzardiamo a dire, sarà positiva al 100%.

Non continuerete ad usare la rubrica o i client di posta come Outlook, Thunderbird o ancora peggio ICloud mail  per gestire i contatti per annotare quanto è stato detto durante una chiamata. Una volta che hai un sistema CRM, userai quello.

Il CRM deve essere il luogo in cui viene raccolto tutto ciò che riguarda i tuoi clienti e deve diventare rapidamente una parte fondamentale e necessaria di gestione del tuo lavoro.

Il software gestionale dovrebbe (e, se ben usato, diventerà) il centro nevralgico del tuo team di comunicazione, di quello di marketing e di quello commerciale. Quando inizierai a capire che il capitale umano che rappresentano i tuoi clienti è il reale valore della tua azienda, allora inizierai a capire anche il fondamentale compito svolto dal CRM

Le applicazioni CRM possono aiutarti a fare ordine nel caos delle interazioni con i tuoi clienti, consentendoti di concentrarti sul tuo reale potenziale anziché perdere tempo inutile a dover recuperare informazioni qua e là.

Una volta entrato nel meccanismo, imparerai a contare sul CRM e impiegherai sempre meno tempo ad utilizzare tale sistema rispetto ai vecchi strumenti.

Il CRM è il cuore della tua azienda

Se la tua attività sta avendo successo nel presente, hai bisogno di una strategia che cavalchi questo trend per il futuro. Da dove partire?

Ancora una volta, torniamo a ribadire che le informazioni che hai sui tuoi clienti sono la tua migliore arma per affrontare le incognite che ti aspettano. A questo servirà, dunque, raccogliere i dati provenienti dalle vendite, dal servizio clienti, dal marketing e dal monitoraggio dei social media. Con un CRM potrai avere una panoramica completa della tua clientela e non solo.

Avrai tutto in un unico luogo. Un sistema semplice e personalizzabile, che ti consente di raccontare la storia di un cliente, lo stato dei suoi ordini, i problemi che nel tempo si sono manifestati e altro ancora.

I tuoi marketers possono attingere al CRM per meglio comprendere e aumentare il valore della pipeline di vendita o delle opportunità in entrata, rendendo la previsione di fatturato più semplice e più veritiera.

Il reparto di assistenza al cliente potrà invece giovare della funzione di aggregazione delle informazioni provenienti da più fonti. Oggi infatti le persone tendono ad usare molteplici canali per chiedere supporto o informazioni: dal tweet, alla mail, alla telefonata, al contatto in live chat sul sito dell’azienda. Grazie al CRM tutte queste comunicazione frammentate potranno essere canalizzate e gestite contemporanemante, senza perdersi nulla.

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Un CRM può giovare immediatamente alla tua azienda

L’introduzione di una piattaforma CRM in una realtà aziendale ha dimostrato di produrre risultati positivi fin da subito, migliorando il suo ritorno d’investimento nel breve e medio termine.

Ecco come un CRM può giovare immediatamente alla tua azienda.

1. Riconoscere e classificare i lead

Un CRM può aiutare a riconoscere e catalogare nuovi lead in modo  rapido e automatico. Evidenziando facilmente le caratteristiche dei vari lead, il reparto vendite può formulare proposte più precise che avranno più possibilità di successo; i marketers potranno invece identificare i prodotti che necessitano di maggiore supporto o di un diverso tipo di promozione. Con informazioni complete, accurate e classificate su clienti e prospects, insomma, il tempo e le energie della tua azienda potranno essere meglio investite.

2. Reinvestire con successo sui clienti già acquisiti

Avendo una visione migliore e più completa dei tuoi clienti, miglioreranno anche le tue azioni di cross-selling e upselling con i clienti già acquisiti. Potrai monitorare costantemente la loro storia e concentrare su ognuno sforzi mirati che, proprio per questo, hanno ROI più alto. Bisogna ricordare che un cliente fidelizzato dà fiducia all’azienda e per questo è più propenso a spendere (e spendere di più).

3. Offrire un miglior supporto ai clienti

Come abbiamo accennato, grazie ad un CRM anche le attività di customer care miglioreranno. Questo strumento può fornire il servizio di supporto totale che i clienti di oggi si aspettano. In questo modo, i tuoi clienti si sentiranno seguiti, apprezzati e per questo ci saranno più possibilità che tornino a comprare da te

4. Migliorare i prodotti e i servizi

Un buon CRM sarà in grado di raccogliere ed elaborare informazioni da una grande varietà di fonti in tutta la tua attività. Questo ti darà una visione senza precedenti su come i tuoi clienti vivono il rapporto con la tua azienda e qual’è il sentiment riguardo ai tuoi prodotti/servizi. Potrai dunque migliorare quello che offri ed individuare problemi e lacune in modo precoce.

Perché dovresti iniziare ad usare un CRM di nuova generazione?

Esistono due modalità principali di memorizzazione per i CRM: in locale e in cloud. Quelli di ultima generazione, ovviamente, sfruttano principalmente la potenza dell’etere per consentire a chi ne usufruisce di avere più spazio in memoria e meno ingombro nei propri dispositivi.

Adottando una soluzione CRM cloud based, le aziende vengono liberate dalla necessità di installare software su ogni singolo computer e dispositivo mobile dell’organizzazione. In questo modo, le aziende possono ridurre i costi e aumentare la scalabilità.

I tuoi dipendenti e responsabili possono lavorare da qualsiasi luogo, incluso il team di consulenti che è continuamente in viaggio e può aggiornare immediatamente le informazioni dopo una riunione con una potenziale cliente.

La tua azienda non potrà più fare a meno di un CRM

Imprenditore, tieni a mente questo mantra:

Per avere successo oggi, un’azienda deve diventare cliente-centrica.

Il CRM è l’innovativo strumento che ti permette di farlo.

Cosa ne pensi? Non è ora che anche la tua azienda inizi ad approfittare di questa opportunità?

Vuoi avere altre informazioni riguardo gli incredibili vantaggi che la tua azienda può ottenere grazie all’adozione di un CRM innovativo? I professionisti di MG Group Italia potranno darti tutte le risposte che cerchi.

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